الزامات قانونی در تنظیم سند رسمی آپارتمان

بسیاری از مشکلات مردم در هنگام معاملات املاک، ریشه در عدم آشنایی به مسایل حقوقی دارد که در نهایت ممکن است منجر به بروز اختلافات و در نتیجه اقامه دعوی در مراجع قضایی شود. به همین دلیل پرونده‌های مربوط به املاک در صدر آمار مراجعان به دادگستری‌ها است.

این در حالی است که تنظیم و نوشتن قرارداد، موضوعی فنی است که از عهده هر کسی بر نمی‌آید اما این امکان وجود دارد با کمی تأمل و اخذ مشاوره حقوقی با هزینه‌ای به مراتب پایین‌تر از زیان هزینه‌های دادخواهی، تعهدات قراردادی به‌گونه‌ای شکل بگیرد که از بروز اختلافات جلوگیری شود.

معاملات جاری نسبت به آپارتمان‌هایی که در قالب تنظیم بیع‌نامه تکوین می‌یابد از این جهت قابل تأمل است که مراجع اداری و قضایی فقط شخصی را مالک رسمی آن می‌شناسند که در دفتر املاک اداره ثبت اسناد و املاک محل، پلاک ثبتی به نام وی صادر شده باشد.

بنابراین توصیه و ترویج فرهنگ تنظیم سند، ضمن برخورداری مالک از مزایا و آثار سند رسمی، از خسارات فردی و اجتماعی جلوگیری می‌کند و از وقوع اختلافات مرتبط با آن و تشکیل پرونده‌های قضایی به‌نحو چشمگیری خواهد کاست.

 مزایای انعقاد قرارداد در قالب اسناد رسمی

از نظر قانونی، سند رسمی سندی است که در اداره ثبت اسناد و املاک، دفاتر اسناد رسمی یا نزد مأموران رسمی دولت در حدود صلاحیت آنها و طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد؛ و سایر اسناد، عادی محسوب می‌شود.

به گزارش روابط عمومی معاونت فرهنگی قوه‌قضاییه، یکی از مزایای اسناد رسمی این است که مفاد آن علیه طرفین سند و اشخاص ثالث قابل استناد است.

در حالی که مفاد سند عادی فقط میان طرفین آن اعتبار دارد.

به علاوه اسناد رسمی در مقام دفاع در دعاوی صرفا با خطر ادعای جعل روبه‌رو هستند اما اسناد عادی علاوه بر ادعای جعل با معضل دیگری یعنی اظهار انکار یا تردید نیز مواجهند.

به بیان ساده‌تر، چنانچه دارنده سند عادی با انکار طرف مقابل نسبت به سند مواجه شود مثلاً بگوید امضای ذیل سند متعلق به من نیست و... بار اثبات اصالت سند عادی بر عهده دارنده آن خواهد بود. در حالی که در اسناد رسمی مدعی جعل باید جعلیت و عدم اصالت سند را ثابت کند.

از مزایای دیگر اسناد رسمی امکان بهره‌گیری از واحد اجراییات ثبت، علاوه بر مراجع دادگستری، در الزام به انجام تعهدات قراردادی است.

در نهایت اینکه، امکان وقوع معاملات معارض در معاملات با سند رسمی به مراتب کمتر است همچنین در بعضی موارد مانند نقل و انتقال حق کسب و پیشه از مستأجر سابق به مستأجر جدید، فقط با سند رسمی معتبر ممکن خواهد بود.

 توصیه‌های ضروری هنگام تنظیم قرارداد در دفاتر مشاوران املاک

قراردادی که تحت عنوان بیع‌نامه در بنگاه‌های معاملات املاک یا بیرون از آنجا تنظیم می‌شود، سندی عادی است و به همین دلیل طرفین معامله باید ‌‌نهایت دقت را در تنظیم آن داشته باشند تا بعدها دچار مشکل نشوند.

اگرچه بیع‌نامه‌هایی که به‌صورت چاپی و دارای آرم اتحادیه، در دفاتر مشاوران املاک تنظیم می‌شود و با هدف پیشگیری از وقوع معاملات مکرر در قالب اخذ کد رهگیری و بر چسب هولوگرام است اما این امر دلالت بر رسمی بودن آنها ندارد.

بنابراین تا زمانی که منتهی به صدور سند رسمی در دفترخانه نشود، خریدار نمی‌تواند از امتیازات اسناد رسمی بهره‌مند شود اما در همین مرحله ابتدایی باید به نکاتی توجه کرد.

 احراز سمت فروشنده و اختیارات نماینده وی

به عنوان نخستین نکته باید گفت بهترین حالت در تنظیم قرارداد ملکی، این است که خریدار و فروشنده به عنوان اصیل طرفین عقد قرار گیرند و در واقع بدون واسطه اقدام به امضای آن کنند.

اما اگر کسی که بیع‌نامه را امضا می‌کند، خود مالک نباشد بلکه وکیل یا ولی یا قیم مالک باشد، خریدار باید دلایل احراز سمت آنها را بررسی کند و مشخص شود که آیا حدود اختیارات وکیل در وکالت‌نامه، شامل حق فروش و گرفتن بهای معامله هم می‌شود یا خیر؟

همچنین اگر امضا کننده ولی مالک است، خریدار باید مطمئن شود که هنگام معامله  توسط ولی، کودک بالغ نشده است.

در جایی نیز که امضا کننده قیم مالک است، باید روشن شود که آیا قیم به تنهایی حق فروش مال وی را دارد یا با دخالت بخش سرپرستی دادستانی چنین حقی برای او در نظر گرفته شده است.

همچنین در صورت تعدد مالکان، حتماً باید ذیل بیع‌نامه را همه آنها به نسبت سهم خود امضا کنند، مگر اینکه یکی یا برخی از آنها از جانب سایرین بنا به روش‌های اشاره‌شده دارای اختیارات قانونی باشد.

به علاوه خریدار باید اطمینان حاصل کند که فروشنده ممنوع‌المعامله نباشد و نیز در صورت کهولت سن، بیماری یا حرکات غیرعادی فروشنده، خریدار باید از عدم حجر وی مطمئن شود و ترجیحاً شهود معامله را از میان وراث وی انتخاب کند.

در نهایت اینکه اگر مورد معامله از طریق ارث به فروشنده رسیده باشد، خریدار باید گواهی انحصار وراثت را مشاهده و نیز هویت وراث را احراز کند و فتوکپی برابر اصل آن را نیز از فروشنده بگیرد و تسویه حساب مالیات بر ارث را نیز ملاحظه کند.

 درج مشخصات کامل مورد معامله

خریدار باید مشخصات مالی که قصد خرید آن را دارد، با آنچه در سند قید شده است، مطابقت دهد همچنین درج وصف کامل توابع، منضمات، ملحقات و مشاعات آن مانند انشعاب آب، برق، گاز، تلفن، پارکینگ، انباری و غیره که در سند توصیف شده، نیز بسیار ضروری است.  بنگاه‌ها نیز باید به طور کلی مشخصات ملک را در بیع‌نامه ذکر کنند؛ به‌خصوص زمانی که این مشخصات مربوط به عیب و نقص مورد معامله است.

همچنین باید تصریح شود که ملک مذکور در تصرف مستأجر نباشد و اگر چنین بود، لازم است ترتیب، مهلت و ضمانت تخلیه مستأجر قید شود.

به‌علاوه، باید روشن شود که مال در وثیقه یا رهن یا در توقیف نباشد. به‌خصوص در معاملات بزرگ، اخذ تأمین دلیل از طریق شوراهای حل اختلاف مبنی بر استعلام گردش ثبتی بسیار کارگشا خواهد بود.

 ادای متقابل تعهدات

لازم است در هنگام تنظیم بیع‌نامه اولیه، انجام تعهدات طرفین به‌صورت متقابل تنظیم شود. به‌طور مثال پرداخت بخشی از بهای ملک همزمان با تنظیم بیع‌نامه، پرداخت الباقی آن در قبال تحویل مورد معامله و تنظیم سند رسمی انتقال تقسیط شود و تا زمانی که مورد معامله تحویل نشده یا سند رسمی انتقال نیافته، خریدار از پرداخت کل قیمت مورد معامله خودداری کند. فروشنده نیز نباید مورد معامله را قبل از دریافت تمام بهای معامله به خریدار تحویل دهد.

بهتر است در قرارداد تصریح شود در صورت عدم پرداخت مابقی ثمن در موعد مقرر از طرف خریدار یا عدم تحویل یا انتقال رسمی مورد معامله در تاریخ مقرر توسط فروشنده، هر یک از طرفین که تعهد به نفع او است، حق فسخ معامله را دارد تا از طریق ارسال اظهارنامه اعلام کرده و پس از تأیید و تنفیذ توسط دادگاه، قادر شود مورد معامله را به دیگری منتقل کند یا مبالغ پرداختی را باز پس گیرد.

ضمناً لازم است فروشنده جهت دریافت قیمت معامله اطمینان حاصل کند و به شرح بند بعدی، شروطی در قرارداد گنجانده شود که در صورت عدم پرداخت قیمت یا ناتوانی از پرداخت، برای فروشنده حق برهم زدن معامله وجود داشته باشد.

 استفاده از روش‌های پرداخت مطمئن

امروزه با تعبیه سامانه‌های پرداخت و روش‌های الکترونیکی، نقل و انتقال بهای معاملات تسهیل شده است اما چنانچه گزینه پرداخت به‌وسیله چک باشد، باید اطمینان حاصل کرد که چک از حساب مسدود صادر نشده یا چک سرقتی نبوده و نیز امضای آن مجعول نباشد.

به هر حال توصیه می‌شود که حتی‌الامکان فروشنده در چنین حالتی چکی را که از حساب شخص خریدار و در حضور وی صادر می‌شود، دریافت کند.

بهای معامله از طریق چک پرداخت می‌شود. به همین دلیل باید توجه داشت که در صورت برگشت خوردن چک، تنها وجه چک قابل مطالبه است و اعتبار معامله همچنان به قوت و استحکام خود باقی است بنابراین افراد نمی‌توانند معامله را برهم بزنند مگر اینکه به طریق دیگری مانند زوال خود به‌خودی آثار قرارداد، یعنی شرط انفساخ مورد توافق قرار گرفته باشد.

 اطمینان از امکان انتقال رسمی ملک

نکته‌ای که باید مورد توجه قرار گیرد، این است که در خصوص معامله بر املاک، در متن بیع‌نامه به‌گونه‌ای تصریح شود که اگر معلوم شود مالکیت مورد معامله به هر علتی متعلق به دیگری بوده و ناقل حق فروش آن را نداشته است یا به هر شکلی موضوع، حق ثالث باشد، فروشنـده موظف به استرداد ثمن معامله معادل قیمت روز ملک است.

در این راستا به ویژه در معاملات بزرگ ترجیح دارد فروشنده در مقام پیشگیری از چنین مسایلی، با اخذ جریان ثبتی به‌روز، از طریق تأمین دلیل و درخواست گردش ثبتی از اداره ثبت مربوطه، اطمینان خریدار را جلب کند.